Manajemen Sistem Informasi I

MANAJEMEN SUMBER INFORMASI (IRM)

TUGAS MANAJEMEN SISTEM INFORMASI I
Nama  : Dimas Prasetio
Kelas   : 2DB15
NPM     : 32111128

MANAJEMEN SUMBER INFORMASI (IRM)

1. PENDAHULUAN

Peningkatan pemahaman komputer oleh pemakai yaitu mudahnya pemakai memperoleh hardware dan software memberikan kesadaran terhadap perusahaan bahwa memang dibutuhkan sistem komputerisasi. Sebagai contoh dua pemakai dalam area yang berbeda ingin mengembangkan sistem secara serentak untuk menyiapkan laporan yang sama. Maka, sebaiknya manajemen puncak harus menetapkan penggunaan komputerisasi dalam organisasinya, yang berguna untuk mengetahui  sumber informasi. Perencanaan formal untuk manajemen informasi ini disebut Information Reseurces management (IRM) atau manajemen sumber informasi.

IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen. Informasi merupakan salah satu sumber utama dari perusahaan & dapat dikelola seperti halnya sumber lain.

IRM (Information Resource Management) merupakan metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan sistem yang berkualitas.

1. PEMBAHASAN
2. BERBAGAI PANDANGAN TENTANG IRM
   1. IRM SEPERTI HALNYA MANAJEMEN INFORMASI SUMBER

Informasi adalah salah satu sumber utama dari perusahaan, dan ia dapat dikelola seperti halnya sumber-sumber lain. Informasi adalah sumber konseptual yang  menggambarkan sumber-sumber fisik yang harus dikelola oleh manajer. Jika skala operasinya terlalu besar untuk diobservasi, maka manajer dapat memonitor sumber-sumber fisik dengan mengunakan informasi yang menggambarkan atau mewakili sumber-sumber tersebut.

1. IRM MERUPAKAN CARA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS SISTEM INFORMASI

Dari pada mengandalakan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh manajemen puncak, yang berlaku untuk seluruh organisasi, sebaiknya perhatian harus ditujukan kepada tingkat bawah, dimana sistem dikembangkan. Pandangan ini menganggap IRM sebagai metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan system yang dapat menghasilkan informasi berkualitas. Dasar dari pandangan ini adalah adanya keyakinan bahwa tugas-tugas pengelolaan semua informasi dalam perusahaan begitu banyak bila hanya dilkakuan dengan satu usaha.situasi ini sama seperti pada waktu usaha MIS pertama kali dilakukan, yaitu dengan menerapkan satu sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi seluruh organisasi. Kita telah mengetahui bahwa usaha-usaha awal tersebut umumnya gagal dan mendorang diketemukannya DSS.

1. IRM SEBAGAI MANAJEMEN SUMBER KOMPUTERISASI

Karena sulit untuk mengukur nilai informasi, maka perhatian diarahakan kepada sumber-sumber yang menghasilkan informasi. Asumsi dasarnya adalah bahwa jika perusahaan mengelola komputernya, databasenya, spesialis informasinya, dan sebagainya.hal ini  menyatakan bahwa perusahaan dapat dikelabui untuk percaya bahwa informasinya telah dikelola, pada kenyataanya tidak kelola. Perusahaan tidak boleh terlalu terlibat dalam manajemen sumber, yang hal ini akan menghilangkan pandangan mengenai komoditi yang dihasilkan oleh sumber tersebut yaitu informasi.

1. PANDANGAN YANG LUAS TERHADAP IRM

Mehdi Khosrowpour mengemukakan bahwa definisi IRM adalah, “Konsep manajemen sumber informasi mengenal informasi sebagai sumber oraganisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan yang lain, seperti orang, bagan, keuangan, peralatan, dan manajemen. Lebih jauh lagi, IRM ini menghendaki adanya manajemen komprehensif terhadap semua komponen teknologi pemrosesan informasi maupun terhadap elemen manusia, agar keduanya dapat mengumpulkan, memproses, menyebarkan, dan mengelola informasi, yang merupakan aset organisasional yang utama.

1. INFORMASI SEBAGAI SUMBER STRATEGIS

Kita telah mengetahui bahwa perusahaan berada dalam lingkungan yang terdiri atas elemen-elemen, seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, dan pesaing. Perusahaan berusaha untuk menetapkan arus sumber fisik dan informasi secara dua arah dengan semua elemen tersebut kecuali dengan pesaing. Secara ideal, hanya arus informasi yang masuklah yang menghubungkan perusahaan dengan pesaingnya.

Tujuan utama dari perusahaan adalah menghasilkan keuntungan dan memelihara operasi kerjanya, sehingga dapat terus memberikan produk dan pelayanan (barang dan jasa) yang dibutuhkan oleh pelanggannya. Perusahaan harus menjalankan tujuannya tersebut dalam kendala yang diakibatkan oleh lingkungan.walaupun semua elemen dapat mengakibatkan terjadinya kendala, namun yang paling kelihatan adalah yang datangnya dari pesaing. Pesaing secara aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan perusahaan tersebut.

Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif. Dengan cara memfokuskan para pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya. Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan :

• Informasi yang menerangkan kebutuhan produk
• Informasi yang menerangkan penggunaan produk
• Informasi yang menerangkan kepuasan produk

1. PERENCANAAN STARTEGIS UNTUK SUMBER INFORMASI

Jika informasi akan digunakan sebagai sumber untuk mendapatkan keuntungan kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. Lebih dari itu perencanaan tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan harus bersifat jangka panjang. Aktifitas perencanaan yang menidentifikasikan sumber-sumber informasi yang akan yang akan diperlukan pada masa yang akan datang dan cara penggunaannya dinamakan SPIR (Strategic Planning for Information Resources). Gagasan utama yang mendasari SPIR ini adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan rencana  untuk sumber-sumber informasinya. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

Berdasarkan survey selama tahun delapan puluhan mengungkapkan bahwa SPIR adalah hal yang paling penting kaitannya dengan penggunaan komputer dalam bisnis. Namun demikian manajemen belum menyadari akan pentingnya SPIR ini. Kesadaran tersebut berkembang secara bertahap.

Gagasan utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk pencapaian tujuan. Perencanaan yang digunakan Top Down :

a)      BSP IBM (Business System Planning)merupakan Pendekatan studi total, Setiap manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan informasi, kemudian sistem diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan informasi.

b)      CSF (Critical Success Factor), merupakan Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan

c)       Transformasi susunan strategis, merupakan Misi, Tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem.

Proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIM

1. MANAJEMEN DAN STRATEGI  END USER COMPUTING

Bila CIO mempunyai pengaruh, sumber-sumber informasi perusahaan juga akan mengalami perubahan. Selama beberapa tahun, trend operasi pelayanan informasi terpusat telah berubah menjadi trend pendistribusian sumber-sumber komputerisasi keseluruh perusahaan, terutama dalam bentuk mikrokomputer. Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan oleh pemakaian yang tidak mempunyai pemahaman komputer secara khusus. Aplikasi-aplikasi dari pemakai ini terdiri atas software tertulis yang telah dibuat oleh bagian unit pelayanan informasi atau diperoleh dari sumber-sumber luar. Namun demikian, ada juga pemakai yang hanya mengunakan komputer. Selain itu juga ada yang mendisain dan mengimplementasikan aplikasinya sendiri.

Sekarang perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk mengolah sumber-sumber informasi yang tersebar tersebut . Salah satu study pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh John Rockart dari MIT dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT. Mereka menginterview 200 end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi enam jenis yaitu:

a)      End-User Non-Pemrograman, merupakan Pemakai (user) hanya mempunyai pemahaman komputer yang sedikit atau mungkin tak punya sama sekali, dan hanya menggunakan sofware yang telah dibuat oleh orang lain. User ini berkomunikasi dengan hadware dengan bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk memberikan bantuan teknis.

b)      User Tingkatan Perintah, yaitu Pemakai (user) yang menggunakan sofware tertulis yang telah tersedia, selain itu juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan membuat laporan khusus.

c)       Progemmer End-User, yaitu pemakaian (user) yang  dapat menulis programnya sendiri dan menggunakan bahasa programan. Karena mempunyai pemahaman komputer yang lebih baik, biasanya menghasilkan informasi untuk pemakian non-programan dan pemakai tingkat perintah. Contoh pemakai jenis ini adalah aktuaris (penaksir), analis keuangan, dan insiyur.

d)      Personel Pendukung Fungsional, merupakn Pemakai yang ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan menangani penggunaan komputer. Dan mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti yang ada di unit pelayanan informasi.

e)      Personel Pendukung Komputerisasi End-User, yaitu Spesialis informasi yang ditugaskan di unit pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam pengembangan sistem.

f)       Programmer DP, merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di pelayanan informasi, yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user. Dukungan ini biasanya diberikan untuk menentukan harga kontrak.

Kita telah mnggunakan istilah end-user computing untuk menjelaskan pengembangan sistem berdasarkan komputer oleh orang yang mengunakan output dari sistem tersebut. Penekanannya adalah pada pengembangan. Hal yang sama juga dilakukan oleh Suzanna Rivard dari Ecole des Hautes etudes Commerciales, Montreal dan Sid L. Huff dari University of Western Ontario, dalam study mereka terhadap 272 end-user. Mereka membatasi klasifikasi mereka terhadap tiga kategoti tengah yang dikemukakan oleh Rockart dan Flannery:

• User tingatan perintah
• Pemrograman end-user
• Personel pendukung fungsional

2. APLIKASI END-USER POTENSIAL

Nampaknya beralasan bila ada anggapan bahwa end-user lebih berusaha menerapkan aplikasinya untuk memenuhi kebutuhan informasinya sendiri atau kebutuhan informasi untuk unitnya, dari pada untuk kebutuhan informasi perusahaan. Oleh karena itu, end-user sebenarnya tidak mengembangkan aplikasi pemrosesan data, MIS, dan otomatisasi kantor, seperti voice mail dan video conferencing, sebab ia biasanya mengimplementasikan secara umum. Juga, end-user sebenarnya tidak boleh mengembangkan expert system karena sistem ini mempunyai sifat khusus.

Hal ini berarti bahwa end-user computing hanya terbatas pada aplikasi DSS dan otomatisasi kantor, seperti word processing, pengiriman elektronik, dan pengkalenderan elektronik, yang dapat disesuaikan dengan sekelompok kecil pemakai.

Dengan memahami aplikasi yang mana yang mungkin dikembangkan dan yang mungkin tidak bisa dikembangkan oleh end-user , maka hal ini akan menjadi teka-teki bagi arah perkembangan en-user computing. Ia membrikan indikasi mengenai bagaimana end-user dan spesialis informasi akan berdampingan dimasa mendatang.

3. TAHAP PERTUMBUHAN END-USER COMPUTING

Selama jangka waktu yang pendek ketika end-user computing telah mendapatkan popularitas, para pemakai dan aplikasi mereka menjadi lebih canggih. Kita telah melihat bagaimana Richard Nolan menggunakan tahapan siklus hidup untuk mendefinisikan evolusi jangka panjang penggunaan perusahaan dalam penggunaan komputer. Cara yang sama dapat dilakukan untuk mendeskripsikan evolusi end-user computing dalam perusahaan.

Sid Huff bersama dengan Malcolm Munro, profesor pada University of Calgary, dan Barbara Marin, seorang konsultan free-lance, menjelaskan bagaiman aplikasi end-user berevolusimelalui tahapan pertumbuhan dan menjadi lebih matang pada setiap tahapan tersebut. Mereka mendefinisikan kematangan dengan istilah connectivity – yaitu kemampuan aplikasi-aplikasi untuk saling berinterface melalui transfer data.

Isolasi, selama tahap isolasi, pemakai melihat tiap aplikasi sebagai entry yang terpisah. Pemakai menerima dukungan nyata yang sedikit dari sistem dan pemakai ini menggunakan sistem tersebut terutama untuk mendapatkan pengenalan dengan pemrosesan komputer.

Sound-Alone, pemakai mulai melihat hubungan logis antara sistem-sistemnya. Dalam usahanya untuk memadukan sistem tersebut, pemakai biasanya akan memasukkan kembalioutput dari satu sistem untuk meberikan input kepada sistem lain.

Integrasi Manual, para pemakai mulai menukarkan data diantara mereka dan dengan fasilitas komputerisasi sentral. Namun demikian, pertukaran ini dilakukan dengan mentransfer file dari satu program ke program yang lain biasanya dalam bentuk disket. Contohnya adalah penggunaan file dBASE sebagai input bagi spreadsheet 1-2-3. jika pelayanan informasi tidak menentukan standar untuk aktivitas ini, maka pemakai mebuat standarnya sendiri.

Integritas Otomatisasi, pemakai bisa menukar data dengan database sentral dengan menggunakan jaringan komunikasi . pertukaran ini dilakukan oleh DBMS yang mengelola database sentral. Agar dapat membuat dan mengunakan system ini, pemakai harus menyesuaikan standar yang telah ditentukan oleh pelayanan informasi.

Integrasi Terdistribusi, pada tingkat kematangan yang paling tinggi ini, aplikasi end-user berada pada tingkat organisasional, kelompok kerja, dan pemakai perorangan. Database terpisah didistribusikan ke seluruh perusahaan pada setiap tingkat, dan integrasi dilakukan oleh DBMS terdistribusi.

Professor Munro dan Huff, bersama dengan mahasiswa S2 dari University British Columbia, Gary Moore, mempelajari status end-user computing di 47 organisasi, dan mendapati bahwa tak ada perusahaan yang dijadikan obyek studi tersebut telah mencapai tahap kematangan integrasi terdistribusinya. Mungkin hal tersebut disebabkan adanya kebutuhan DBMS yang lebih canggih untuk mendukung database terdistribusinya. Namun demikian, muff, Munro, dan Martin, mendapatkan suatu kesimpulan bahwa, “walaupun dengan alat yang lebih baik, pasti akan ada hal (point) – yang belum diketahui – yang berada diatas jangkauan pemakai, yang tidak akan bias dijelajahi oleh pemakai.

4. FAKTOR YANG MENDORONG END-USER COMPUTING

Pada sebagian besar perusahaan, bagian pelayanan informasi terlalu banyak muatan kerja dan disitu terdapat antrean panjang pekerjaan yang menunggu pengimplemenstasiannya. Adanya timbunan pelayanan informasi ini merupakan sebab utama mengapa end-user computing menjadi popular, dimana pemakai menjadi tidak sabar dan memutuskan untuk melakukan pekerjaannya sendiri.

Faktor lain adalah murahnya dan mudahnya penggunaan hardware dan software. Pemakai dapat membeli PC dan beberapa software pengembangan aplikasi dengan hanya seribu dolar atau sekitarnya, seringkali tidak usah melalui channel yang resmi.

Pemahaman pemakaimengenai komputer dan informasi juga merupakan faktor menjadi populernya en-user omputing ini. Sekarang semakin banyak pemakai yang telah mempelajari keterampilan komputer di sekolah dan mereka mempunyaikeyaknan yang kuat terhadap kemampuannya ini. Mereka tidak ragu-ragu lagi untuk mengembangkan dan membuat aplikasinya sendiri.

Beberapa pemakai terdorong oleh prospek mengenai diperolehnya kemampuan untuk melakukan kontrol yag lebih cermat atas komputerisasi mereka. Pandangan ini diakibatkan oleh ketidakpercayaan mereka terhadap pelayanan informasi. Mungkin ada beberapa kasu-kasus kesalahan dan penembusan keamanan dalam pelayanan informasi.

Pemakai mungkin juga terdorong untuk mengurangi biaya pemrosesan. Situadi ini terjadi dalam perusahaan yang memindahkan pembiayaan pengembangan dan penggunaan sistemkepada departemen yang memakai sistem tersebut, dan biaya tersebut diangap terlalu tinggi.

Pengaruh atau dorongan eksekutif juga merupaka faktor. Phillip Ein-Dor dan Eli Segev, profesor pada Tel Aviv Univeristy, mangumpulkan data dari 21 perusahaan d wilayah Los Angeles dan mendapatkan bahwa persentasi end-user manajemen dan non-manajemen akan lebih tinggi jika CEO adalah pemakai.

5. KEUNTUNGAN DARI END-USER COMPUTING

End-user computing memberika kuntunga baik kepada perusahaan maupun pemakai. Pertama, perusaaa akan memperoleh keuntungan dengan memindahkan beberapa muatan kerja dari bagian pelayanan informasi kepada end-user. Hal ini memungkinkan bagian pelayaan informasi untuk mengembangkan sistem organisasional yang mungkin lebih menjadi muatan kerja yang menumpuk selama beberapa bulan atau tahun. Ia juga memungkinkannya lebih mempunyai waktu untuk memelihara sistem yang  telah berada pada komputer.

Kedua, tidak dikutsertakannya spesialis informasi dalam proses pengembangan bisa mengatasi masalah yang telah menggangu pengimpleentasian sepanjang era komputer – yaitu komunikasi. Banyak pemakai yang tidak memahami jargon komputer yang diungkapkan spesialis informasi, dan banyak spesialis informasi yang tidak memahami tugas atau tanggung jawab pemakai. Karena para pemakai memahami kebutuhannya sendiri dengan lebh baik dari pada orang lain, maka ketika mereka mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka mungkin akan lebih puas dengan hasilnya. Mereka juga mempunyai perasaan memiliki – “ini adalah sistem saya.”

Hasil akhir dari kedua keuntungan tersebut adalah bahwa akan tercapainya tingkat keterampilan penggunaan komputer yang lebih tinggi. Sedangkan keuntungan yang paling penting adalah dalam dukungan kebutuhan pemakai dalam memecahkan masalah dan sistem memberikan apa yang dibutuhkan oleh pemakai.

6. STRATEGI END-USER COMPUTING

Tugas perusahaan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan end-user computing yang memberikan fleksibilitas kepada pemakai untuk melekukan inovasi dalam penggunaan komputer, namun juga harus menetapkan kontrol untuk memastikan bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.

Suatu strategi yang telah terkenal adalah penetapan atau pembangunan pusat informasi, ini merupakan pemecahan yang dapatdiimplemestasikan dengan cepat, namun hal ini harus diikuti oleh perubahan-perubahan yang mendasar dari sifat-sifat yang telah permanen. Sutu contoh perubahan yang mendasar ini adalahbahwa pelayanan informasi melepaskan tugas sebagai pemrosesan dan ia diberi tugas khusus untuk mengontrol jaringan. Pada bagian dibawah ini, kita akan membahas dua strategi tersebut.

PUSAT INFORMASI

Information center (pusat informasi) adalah area dalam perusahaan yang berisi sumber-sumber komputerisasi yang perlu dikembangkan oleh pemakai dan dengan aplikasinya sendiri. Sumber-sumber tersebut meliputi hardware, seperti terminal, mikros, printer, letter-quality, plotter, dan juga meliputi software, seperti paket spreadsheet elektronik, DBMS, 4GL, dan paket grafik. Disitu terdapat pula spesialis informasi, yang ditugaskan untuk membantu pemakai dalam mengembangkan atau membuat sistemnya. Tujuan dari hal ini adalah agar pemakai mendapatkan kepuasan dalam menggunakan komputer.

IBM  Canada dianggap yang membangun pusat komputer yang pertama pada tahun1974, dan ide tersebut secara cepat tersebarke berbagai perusahaan-perusahaan. Beberapa  pusatnya bersifat sangat sederhana, yaitu hanya dikelola oleh satu orang. Sedangkan yang lain memiliki lebih dari 50 spesialis yang dapat membantu para pemakai. Rata-rata ada 8 spesialis yang menjadi staff di satu pusat informasi itu.

Pusat informasi yang baru dibuka setiap tahunnya, namun berbagai pusat yang sudah tua ditutup. Perusahaan merasa bahwa pusat-pusat tersebut memberikan kegunaan; para pemakai bisa mengembangkan apa yang menjadi kepuasannya dan mereka dapat emperoleh sumber-sumber mereka sendiri. Itulah yang terjadi di Quaker Oats. Pusat informasinya dibuka pada tahun 1984, dankurang dari tiga tahun, perusahaan tersebut mencapai tujuannya. Lebih dari dua ribu pemakai diberi pelatihan, dan lebih dari 1200 mikros dan tiga ribu paket software telah diinstal.

Salah satu masalah yang berkaitan dengan pusat informasi ini adalah perelokasian para spesialis. Mereka dapat diberi berbagai tugas dalam perusahaan, dengan dipekerjakan di pelayanan informasi atau dipekerjakan di departemen pemakai. Strategi yagmungkin dengan menugaskan mereka delam area perusahaan yang ketinggalzn dalam menggunakan komputer.

KONTROL JARINGAN

Seorang profesor MIT dan konsultan, John D. Donovan menggambarkan penyebaran end-user computingdalam suatu organisasi dengan diagram tiga dimensi, yag terlihat pada gambar 19.14. Aksis X menunjukkan bagaimana perusahaan mendistribusikan peralatan komputerisasinya , dan aksis Y menunjukkan bagaimana perusahaan mendesentralisasi proses pengembangan sistemnya.

Bila perusahaan menaikan aksis Y dari gambar tersebu, maka pemakai menjadi lebih mampu merancang dan mengembangkan sistemnya sendiri, tidak tergantung kepada unit pelayanan informasi sentralaksis Z juga menunjukkan bagaimana perusahaan mendesentralisasikan pembuatan keputusan mengenai sumber-sumberinformasinya – yaitu membuat keputusan, misalnyaperalatan yang bagaimana yang akan didapatkan dan aplikasi apa yang akan dikembangkan.

Point awal dari ketiga aksis itu adalah gambaran tempat perusahaan pada waktu pertama kali menggunakan komputer. Segala sesuatunya telah dilakukan dalam pelayanan informasi sentral. Sebagian perusahaan telah bergerak ke point A, yang disebut sebagai Big brother (keluarga besar). Disini, peralatan didistribusikan, namun pelayanan informasi masih mebuat keputusan dan mengembangkan sistem. Masalah yang dihadapi perusahaan ketika ia berada di point A adalah terjadinya momentum diman trend end-user computing muncul. Jauh sebelumnya, permintaan akan dukungan informasi meningkat begitu besar, dan pelayana informasi tidak bisa mengatasi permintaan ini.

Dalam situasi ini, perusahaan bisa melakukan salah satu dai tiga strategi dasar. Ia dapat memberika keleluasaan kepada pemakai untuk menentukan aplikasi mana yang ia ingin kembangkan, namun pelayanan informasi mengembangkannyajuga. Strategi ini menggerakan perusahaan ke point B, yang diebut Helping Hand pelayana inforamsi juga membiarkan pemakai untuk mengembangkan sistemnya sendiri, namun pelayanan informasi yang memutuskan sistem yang akan dikembangkan tersebut. Ini berada di point C, yang disebut Watchdog.

Menurut Donovan, point Helping Hand dan Watchdog ini tidak memiliki tujuan jangka panjang yang berguna. Bila penggunaan komputer meluas ke area-area lain, seperti sistem informasi eksekutif dan expert system, maka akan lebih sulit bagi pelayanan informasi untuk memberikan semua bantuan yang dibutuhkan oleh point Helping Hand. Juga, mustahil bagi unit pelayanan informasi sentral untuk mengawasi segala sesuatu yang terjadi pada point Watchdog. Oleh karena itu, tujuan terakhir dari perusahaan adalah mencapai point D. Pada point ini, sumber-sumber komputerisasi diberikan dan pembuatan keputusan mengenai sumber-sumber tersebut didesentralisasi. Tanggung jawab utama pelayanan informasi adalah menghubungkan network ke sumber-sumber tersebut.

Agar pencapaian status network ini lancar, Donovan menyarankan bahwa CIO harus memelopori meninggalkan atau melepaskan sumber-sumber komputerisasi perusahaan dan membiarkannya agar dikontrol oleh departemen yang menggunakannya. Tujuan CIO dan pelayanan informasi adalah terjadinya penyambungan atau hubungan dalam network.

Jika car diatas benar-benar dilakukan, nampaknya akan menarik. Satu pertanyan mengenai aplikasi yang kita kemukakan sebelumnya maka tidak akan berlaku lagi bagi end-user computing. Jika pelayanan informasi melepaskan diri dari sumber-sumber pemrosesan, maka siapa yang akan mengembangkan dan memelihara sistem pemrosesan data, MIS, aplikasi OA berskala perusahaan, dan expert system? Secara realistis, tujuan seharusnya tidak berada di point D, namun pada tempat yang mendekati  point D. Pelayanan informasi mungkin dapat melepaskan diri dari porsi besar  pengurusan sumber-sumber pemrosesan.

1. KESIMPULAN

IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen. Bila konsep manajemen sumber informasi ini diterapkan, maka akan mendapatkan beberapa keuntungan kompetitif, diantaranya :

• Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen
• Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya
• Pentingnya efisiensi operasi internal

http://mayahapsari.wordpress.com/2011/10/27/manajemen-sumber-informasi

Sistem Informasi Manajemen I

Pengetahuan Dasar Analisis dan Desain Sistem (informasi)

TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN I (softskill)

Nama  : Dimas Prasetio

Kelas  : 2DB15

NPM  : 32111128

FASE PERENCANAAN
FASE ANALISIS & DESAIN
FASE IMPLEMENTASI
OPERASI

APA yg dimaksud dgn system?

Sistem adalah sekumpulan  elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Contoh sistem transfortasi, sistem kekebalan tubuh, sistem ekonomi,  sistem informasi dll.

gambar 1. visualisasi sistem

Pengembangan sistem dilakukan apabila sistem yang lama sudah tidak memadai atau tdk  bisa memenuhi kebutuhan atau pun perkembangan organisasi/perusahaan.

Siklus/fase/tahapan pengembangan sebuah system adalah :  perencanaan, analisa, desain , implementasi . Siklus ini biasa juga disebut SDLC =  system development life cycle.

Tahapan pengembangan sebuah sistem

Kalau anda yg pernah kuliah di fak teknik (khususnya)  IT dan sudah atau sedang membuat skripsi   pasti  sudah tdk asing lagi dgn siklus ini dlm membuat sistem informasi, biasanya perencanaan di ditempatkan pd Bab 1,  dasar teori bab 2 ,  analisis di bab 3 , desain di bab 4 , implementasi bab 5 …   begitu kan?  he 2x.. berikut ini contoh kongkritnya daftar isi dari sebuah skripsi   :

TABLE OF CONTENTS

I. INTRODUCTION
II. LITERATURE REVIEW
III. SYSTEM ANALYSIS
IV. SYSTEM DESIGN
V. SYSTEM DEVELOPMENT
VI. SYSTEM TESTING AND EVALUATION
VII. CONCLUSIONS AND FUTURE WORK

Berikut table  tahapan/fase  pengembangan sistem/ SDLC   :

Tahapan SDLC	Langkah langkah	Teknik yg digunakan	Hasil
Perencanaan: untuk apa sistem ini dibuat	Identify opportunity Analyze feasibility(kelayakan) Staff project Control and direct project	Project identification Time estimation Task identification Work breakdown structure PERT chartGantt chartScope management Project staffing Project charter CASEnrepository Standards Documentation Timeboxing Risk management	System request
Analisis: Who,What,Where and when	Develop analysis strategy Determine business requirements Create use cases Model process Model data	Business process automation Business process improvement Business process reengineering ————————————- Interview-JAD session- Questionnaire – Document analysis-Observation ————————————- Use case analysis Data flow diagramming(DFD) Entity relationship (ERD) modeling Normalization	proposal sistemRequirements definitionUse casesProcess modelsData model
Desain: Bagai mana sistem ini bekerja	Design physical system Design architecture Design interface Design programs Design databases and files	DesignstrategyArchitecture designHardware & software selection Use scenario Interface structur Interface standards Interface prototype Interface evaluation Data flow diagramming Program structure chart Program specification Data format selection Entity relationship modeling Denormalization Performance tuning Size estimation	System specification
Implementasi: menghasilkan sistem dan suport yg lengkap	Construct system Install system Maintain system Post implementation	Programming Software testing Performance testing Conversion strategy selection Training Support selection System maintenance Project assessment Post-implementation audit	Test planProgramsDocumentationMigration planSupport planProblem report

Secara garis besar tema tulisan ini hanya akan membahas  dua hal  yaitu analisis dan design  sistem ( dalam hal ini sistem informasi),  karena  dalam Pengembangan sistem informasi  ada dua fase utama:  analisis dan Desain. Pengembangan sistem dilakukan apabila sistem yang lama sudah tidak memadai atau tdk  bisa memenuhi kebutuhan atau pun perkembangan organisasi/perusahaan.

Selama fase analisis fungsi lengkap dari sistem  dipahami dan kebutuhan persyaratan ditentukan  yg digunakan untuk  membuat desain sistem baru. Oleh karena itu proses pengembangan sistem  juga dikenal sebagai proses Analisis dan Desain  sistem.

Planning (Perencanaan)
Tahap perencanaan adalah proses dasar memahami mengapa sistem informasi
harus dibangun dan menentukan bagaimana tim proyek akan  membangun sistim  tsb. perencanaan memiliki dua langkah:
1. Selama inisiasi proyek, nilai bisnis sistem untuk organisasi diidentifikasi:
bagaimana hal itu menurunkan biaya atau meningkatkan pendapatan? Sebagian besar ide untuk sistem baru datang dari luar daerah sistim informasi (dari departemen pemasaran, departemen akuntansi,dll) dalam bentuk permintaan sistem. Permintaan sistem menyajikan ringkasan singkat kebutuhan bisnis , dan menjelaskan bagaimana sebuah sistem yang mendukung kebutuhan akan menciptakan nilai bisnis. departement  sitem informasi bekerja sama dengan orang atau departemen lain
yang menghasilkan permintaan (disebut sponsor proyek) untuk melakukan analisis kelayakan.
Analisis kelayakan mengkaji aspek-aspek kunci dari proyek yang diusulkan:
■ kelayakan teknis  (Bisakah  ide itu diterapkan secara teknis?)
■ Kelayakan ekonomi (Apakah akan memberikan nilai bisnis?)
■ Kelayakan organisasi (Jika kita membangunnya, apakah sistem itu akan digunakan?)
Permintaan sistem dan analisis kelayakan disajikan ke sistem informasi
persetujuan komite (kadang-kadang disebut komite pengarah), yang memutuskan
apakah proyek tersebut harus dilakukan.
2. Setelah proyek disetujui, memasuki manajemen proyek. Selama manajemen proyek,
manajer proyek menciptakan sebuah rencana kerja, menentukan staf proyek, dan menggunakan  teknik2  untuk membantu kontrol tim proyek dan mengarahkan proyek melalui seluruh  tahapan SDLC.  Hasil yg akan diserahkan untuk manajemen proyek adalah rencana proyek, yang menjelaskan bagaimana tim proyek  akan mengembangkan sistem.

Analisis sistem

Analisis sistem adalah mendefinisikan kebutuhan atau persyaratan terkait sistem yang akan dikembangkan.

Pada fase ini  menjawab pertanyaan siapa pengguna sistem, apa yg sistim akan lakukan, kapan dan dimana sistim akan diterapkan.  Dengan cara menganalisis system yg sedang berjalan, mencari celah celah perbaikan,dan membangun konsep untuk sistim yg baru.

Ada 3 tahapan  dalam phase Analisis ini antara lain:

1. Membuat strategi analisis untuk pendamping usaha2 yg akan dilakukan team project.

2. Mengumpulkan persyaratan/kebutuhan untuk membuat konsep sistem. Konsep sistem digunakan untuk  dasar pembuatan analisis  model  bisnis.

Secara kategori, ada tiga buah jenis kebutuhan sistem  :

1. Kebutuhan Fungsional.
2. kebutuhan non fungsional :

• Kebutuhan Antar muka (interface), spt interface ke database, menu interface  dll.
• Kebutuhan performance (kinerja), spt kecepatan , delay, kapasitas dll.

Kemudian kebutuhan tersebut akan dimodelkan atau digambarkan dengan teknik analisis dan alat bantu tertentu. Sebagai contoh kebutuhan fungsional dapat dimodelkan dengan menggunakan
- Data flow diagram,kamus data,dan spesifikasi proses jika menggunakan anlisis tertsruktur.
- Use case diagram dan skenario sistem jika menggunkan analisis berorientasi objek.

3.  Analisis, konsep sistem dan model bisnis dikombinasikan untuk membuat proposal sistem , proposal ini akan diajukan kepada fihak yg akan memutuskan apakah project di teruskan atau tdk.

Desain sistem

Tahap desain memutuskan bagaimana sistem akan beroperasi, dalam hal perangkat keras, perangkat lunak, dan  jaringan infrastruktur; antarmuka pengguna, formulir dan laporan, dan program khusus, database, dan file yang akan dibutuhkan.

Tahap desain memiliki empat langkah:
1. Strategi desain pertama kali dibuat. Ini menjelaskan apakah sistem tersebut akan dibuat oleh programmer perusahaan sendiri, apakah sistem akan outsourcing ke perusahaan lain (biasanya perusahaan konsultan), atau apakah perusahaan akan membeli  ada paket perangkat lunak.
2. Ini (langkah no 1) mengarah pada pengembangan desain arsitektur dasar untuk sistem, yang menggambarkan perangkat keras, perangkat lunak, dan infrastruktur jaringan yang akan digunakan. di banyak kasus, sistem akan menambah atau mengubah infrastruktur yang sudah ada dalam organisasi. Desain antarmuka menentukan bagaimana pengguna akan bergerak melalui sistem dan (misalnya, navigasi metode seperti menu dan tombol pada layar)  form dan laporan  yg digunakan sistem .
3. Spesifikasi database dan file yang dikembangkan, mendefinisikan dengan tepat  data  apa yg akan akan disimpan dan di mana mereka akan disimpan.
4. Tim analis mengembangkan rancangan/design program, yang mendefinisikan program yang harus ditulis dan apa yang  akan  tiap program lakukan.
Gabungan  hasil2 dari tiap tahap  (arsitektur desain, desain interface, database dan file
spesifikasi, dan desain program) adalah spesifikasi sistem yang diserahkan ke tim pemrograman untuk implementasi. Pada akhir tahap desain, analisis kelayakan
dan rencana proyek dikaji ulang dan direvisi, dan keputusan lain yang dibuat oleh proyek sponsor dan komite persetujuan tentang apakah untuk mengakhiri proyek atau melanjutkan.

Implementasi 
Tahap terakhir dalam SDLC adalah tahap implementasi, di mana sistem ini benar-benar dibangun (atau dibeli, dalam hal desain paket perangkat lunak). Ini adalah fase yang biasanya mendapatkan perhatian yang besar, karena untuk kebanyakan sistem itu adalah bagian paling lama dan paling mahal  dari proses pembangunan.

Fase ini memiliki tiga langkah:
1. Sistem konstruksi adalah langkah pertama. Sistem ini dibangun dan diuji untuk memastikan ia bekerja seperti yang telah dirancang. Karena biaya perbaikan bisa sangat besar, pengujian adalah salah satu langkah yang paling penting dalam implementasi  .  Banyak organisasi memberikan lebih banyak waktu dan
perhatian pada pengujian daripada menulis program.
2. Sistem ini diinstal. Instalasi adalah proses dimana sistem lama non aktifkan
dan yang baru dihidupkan. Ini mungkin termasuk pendekatan cutover langsung (dalam mana sistem baru segera menggantikan sistem lama), konversi paralel
pendekatan (di mana kedua sistem lama dan baru dioperasikan selama satu bulan atau dua bulan sampai jelas bahwa tidak ada bug di sistem baru), atau konversi bertahap
strategi (di mana sistem baru dipasang di salah satu bagian dari organisasi sebagai
awal percobaan dan kemudian secara bertahap dipasang di bagian lain). Salah satu yang paling penting aspek konversi adalah pengembangan rencana pelatihan untuk mengajar user bagaimana menggunakan sistem baru dan membantu mengelola perubahan yang disebabkan oleh sistem baru.
3. Tim analis menetapkan rencana support untuk sistem. Rencana ini biasanya
mencakup kajian pasca implementasi formal atau informal serta cara  sistematis
untuk mengidentifikasi perubahan besar dan kecil diperlukan untuk sistem.

Beberapa Metodologi / Cara pendekatan formal penerapan  SDLC

ada 3 kelompok/katagori  penerapan SDLC antara lain :

1. Desain Terstruktur

Metodologi desain terstruktur menggunakan pendekatan langkah-demi-langkah formal SDLC yang bergerak secara logis dari satu tahap ke tahap berikutnya.
banyak Metodologi berpusat pd proses dan berpusat pada data mengikuti pendekatan dasar dua kategori desain terstruktur yaitu :.

•  Waterfall development : analisa dan pengguna diproses secara berurutan dari satu tahap ke tahap berikutnya.
  

  waterfall development
• Parallel development : membuat desain secara umum untuk seluruh sistem dan kemudian membagi proyek menjadi serangkaian sub-proyek yang berbeda yang dapat dirancang dan dilaksanakan secara paralel. Setelah semua sub-proyek selesai,   integrasi akhir dari potongan-potongan terpisah, dan sistem ini di delivery. Metodologi pengembangan Paralel untuk mengatasi masalah
  penundaan yang lama antara tahap analisis dan deliveri/pengiriman   sistem.
  

  paralel development

2. Rapid aplication developmen (RAD)

Metodologi berbasis RAD berusaha untuk mengatasi kedua kelemahan metodologi desain terstruktur dengan menyesuaikan fase SDLC untuk mendapatkan beberapa bagian dari sistem dikembangkan dengan lebih cepat sampai tangan pengguna. Dengan cara ini, pengguna dapat  lebih memahami sistem dan menyarankan revisi yang membawa sistem lebih dekat dengan apa yg dibutuhkan.

• Phased development  : Sebuah metodologi berbasis pengembangan  secara bertahap, memecah keseluruhan sistem menjadi serangkaian versi yg dikembangkan secara berurutan. Tahap analisis mengidentifikasi konsep sistem secara keseluruhan,  tim proyek, pengguna, dan sistem sponsor kemudian mengkategorikan persyaratan menjadi serangkaian versi. Persyaratan yang paling penting dan mendasar digabung dalam versi pertama dari sistem. Tahap analisis kemudian mengarah ke desain dan implementasi-tapi hanya dengan set persyaratan yang diidentifikasi untuk versi 1

• Prototyping  : Metodologi berbasis prototyp  melakukan analisis, desain, dan  implementasi secara bersamaan, dan ketiga fase  tsb  dilakukan berulang-ulang dalam  sebuah siklus sampai sistem ini lengkap.