13. Desain Organisasi yang Efektif

Ada salah satu ide kreatif tentang desain organisasi yaitu dengan digambarkan orkes simfoni. Orkes simfoni dimainkan oleh puluhan bahkan ratusan player yang professional dengan alat musik yang canggih, dan irama dengan nada sulit dan beragam. Dengan komando dirigent didepan serentak dengan penuh keteraturan, tanpa ada ruang irama yang tertinggal, terdengar irama merdu yang dengan sekejap mampu mencuri perhatian ribuan penonton diarena, namun irama indah itu akan ganjil terdengar meski karena satu player yang melakukan kesalahan.
Dari bandingan analogi diatas bila kita tarik dalam mendesain organiasi, ternyata mempunyai kesamaan dari sejumlah SDM yang mempunyai watak, karakter, kemampuan/keahlian, perbedaan posisi structural, kinerja, tangggung jawab dll. Tinggal sejauh mana SDM di organisasi mampu menjadi SDM yang konsisten dengan posisi, tanggung jawab, kinerja dan refleknya dalam mengisi ruang kosong namun wajib disambut bila dianggap berkaitan dengan segala kebutuhan dan korelasinya dengan organisasi.
Semua komunitas yang diwadahi organisasi pasti mempunyai keinginan sama yaitu bagaimana caranya agar organisasi itu besar, baik dari semakin banyak dan berkualitasnya SDM maupun tujuan organisasi lewat program kerja yang tanpa halangan berarti. Terlebih di era sekarang hamper rata-rata organisasi, baik dibidang social, property, dan yang lainnya mengalami kemerosotan, kemunduran dengan segala rintangannya baik di internal maupun eksternal organisasi.
Dibawah ini mekanisme organisasi kaitannya dengan strategi menejerial organisasi yang efektif dan efisien :
•             Pengamatan Eksternal
Yaitu dengan memperhatikan kesempatan dan ancaman di segala aspek, baik ekonomi, politik, teknologi, budaya dan lainnya yang semua variable itu akan membentuk karakter organisasi. Metode ini sesuai dengan yang dinyatakan oleh Wayne E. Rosing, wakil Direktur pengembangan Sun Microsystems, Inc ” Tidak ada satupun yang memotivasi Sun kecuali ketakutan akan apa yang dilakukan oleh pesaing ”.
•             Pengamatan Internal
Terdiri dari eavaluasi SDM dan struktur organisasi, dengan tujuan mengukur kesiapan SDM (inputs) strategi sekarang (proses), kinerja (outputs) dan potensi dalam yang akan membentuk kedinamisan organisasi. Dalam internal terdapat dua variable yang penting, yaitu, Struktur dan Budaya. Struktur berkenaan dengan mekanisme, prosedural organisasi. Budaya adalah yang berkenaan dengan pola keyakinan dan pemikiran, aspirasi dan nilai-nilai yang diharapkan oleh semua anggota organisasi.
•             Perumusan organisasi.
Adalah pengembangan planing jangka panjang, dari menejemen yang efektif dari kesempatan dan ancaman yang disinergiskan dengan kondisi internal.
•             Misi
Misi Organisasi adalah tujuan atau alasan mengapa organisasi ada dan mempertegas keberadaan organisasi. Konsep misi yang disusun dengan sistemik dan general itu akan menjadikan ciri khas organisasi dengan organisasi yang lain, dan berperan terhadap uniknya nilai produk organisasi yang ditawarkan. Konsepsi misi yang apik juga dapat meminimalisir konflik internal yang dianggap kurang prinsip dan membantu meningkatkan intensitas diskusi dan kajian secara produktiv. Namun sebelum mengembangkan misi, alangkah baiknya menetukan analisis stakeholder. Dalam hal ini stakeholder organisasi adalah, SDM, atau organisasi apapun dieksternal yang yang dapat melakukan perhatian yang dipengaruhi oleh hasil itu.
•             Tujuan
Adalah hasil akhir aktivitas perencanaan, dengan merumuskan apa dan kapan yang akan diselasaikan dengan mengukur sasaran.
•             Strategi.
Strategi merupakan konsep perencanaan komprehensif tentang bagiamana organisasi dapat mencapai misi dan tujuan.
•             Kebijakan
Adalah pedoman luas yang menghubungkan strategi dan implementasi. Kebijakan ini bersifat general yang nantinya akan diikuti dan disepesifikan dan di interpretasikan dan di implementasikan oleh devisi-devisi melalui strategi dan tujuan devisi masing-masing.
•             Implementasi strategi
Adalah proses dimana manajemen mewujudkan strategi dan kebijakan dalam tindakan melalui pengembangan program, anggaran dan prosedur.
•             Program
Adalah pernyataan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan pereencanaan sekali pakai.
•             Anggaran
Adalah program yang dinyatakan dalam satuan uang, setiap program akan dinyatakan secara rinci dalam biaya, yang dapat digunakan oleh SDM untuk mengelola organisasi.
•             Prosedur
Sering juga disebut dengan standard operating proscedurs, yaitu langkah-langkah yang berurutan yang menggambarkan dengan rinci bagaimana suatu tugas atau pekerjaan diselesaikan.
•             Evaluasi dan Pengendalian
Adalah proses yang melalui aktivitas-aktivitas dan hasil kerja dimonitor dan kinerja nyata dengan kinerja/program yang diinginkan. Hasil yang diharapkan dalam sebuah organisasi adalah bentuk peningkatan efektivitas organisasi : produk, efesiensi, dan kepuasan dalam jangka pendek, adaptasi dan pengembangan dalam jangka menengah, kemampuan berrtahan dalam jangka panjang.
Dalam bagan tesrsebut terdapat empat element dasar, yaitu : pengamatan lingkungan internal dan eksternal, perumusan strategi, implementasi dasar, evaluasi dan pengendalian.
Organisasi akan berkembang bila mana keempat element tersebut diaplikaskan dengan sistematis. Mulai dari pengamatan lingkungan eksternal sampai evaluaisi kerja. Pengamatan eksternal yaitu untuk melihat peluang dan ancaman, dan disinergiskan pada kondisi internal terutama SDM yang ada, untuk melihat sejauh mana kekuatan serta potensi SDM dalam menjalankan mekansme organisasi. Sinergitas kondisi eksternal dan internal ini akan menjadi salah satu faktor utama keberlangusungan dan kemajuan organisasi. Empat faktor lain yang cukup populer dikalangan organisatoris adalah yang disebut faktor strategis yang disingkat S.W.O.T. (Stenght/kekuatan), (Weaksesses/kelemahan), (opportunities/kesempatan), dan (threats/ancaman).
Michael E Porter mengatakan “ Alasan mengapa perusahaan-perusahaan berhasil atau gagal mungkin ada pada pertanyaan utama dalam strategi ” (“ Toward a dynamic theory of strategic Managemant joumal ). Dari pernyataan tersebut dapat disimpulkan, betapa strategi menjadi ukuran terpenting dalam menejemen di sebuah organisasi, bahkan pernyataan tersebut sesuai dengan prinsip pengembangan organisasi yang biasa disingat dengan (PO), yaitu proses yang terencana, dimanajemeni dan secara terencana untuk mengubah kultur, system dan prilaku organisasi, guna meningkatkan efektivitas organisasi dalam memecahkan masalah dan pencapaian sasaran.
Dalam PO terdapat karakteristik dalam aplikasinya seperti dibawah ini :
•             Terencana dalam jangka panjang, hal ini melibatkan penetapan tujuan, rencana, tindakan, pelaksanaan, pemantauan dan mengambil tindakan koreksi bila diperlukan.
•             Berorientasi pada masalah, yaitu mencoba melaksanakan teori dan riset, termasuk ilmu prilaku dari masalah organisasi.
•             Mereflesikan pendekatan sistem, yaitu berhubungan dengan keteraturan juga sistematik, adalah cara darikorelasi SDM dan potensi yang lebih jernih terhadap teknologi, struktur dan proses mamajemen.
•             Berorintasi pada tindakan, yaitu memfokuskan pada pencapaian dan hasil. Tidak seperti pendekatan perubahan yang cenderung menjelaskan bagaimana perubahan organisasi terjadi, pengembangan organisasi menekankan pada bagaimana segala sesuatu berjalan.
Diantara ini akan diuraikan empat langkah langkah mengembangkan menejemen strategi dalam sebuah perusahaan :
1.            Perencanaan keuangan dasar, yaitu mencari pengendalian oprasional yang lebih baik pemenuhan anggaran.
2.            Perencanaan berbasis peramalan, yaitu  mencari  perencanaan yang lebih efektif untuk pertumbuhan dengan mencoba meramalkan masa yang akan datang , bahkan bila perlu harus melebihi dari  tahun berikutnya.
3.            Perencanaan berorientasikeluar (perencanaan strategis), yaitu mencari cara meningkatkan respon terhadap pasar dan persaingan dengan berfikir secara setrategis.
4.            Manajemen strategis, yaitu mencari cara untuk mengelola sumber daya guna mengembangkan keunggulan kompetitif dan membantu menciptakan kesuksesan dimasa yang akan datang.

sumber : http://mansud.wordpress.com